POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CHATFORSE S.A.S.

1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CHATFORSE S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con:

Razón Social: CHATFORSE S.A.S.
NIT: 901956485-1
Domicilio: Manizales, Caldas, Colombia
Dirección: Carrera 30C Calle 30 – 103 – Centro, Manizales, Caldas
Correo electrónico para protección de datos: gerencia@chatforse.com
Teléfono: +57 3205117324
Sitio web: https://chatforse.com

CHATFORSE S.A.S. actúa como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos personales recopilados a través de su sitio web, plataformas, sistemas y servicios, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.

2. MARCO LEGAL Y NORMATIVO

Esta Política de Privacidad se fundamenta en las siguientes disposiciones legales colombianas:

Ley 1581 de 2012: Régimen General de Protección de Datos Personales
Decreto 1377 de 2013: Reglamentario parcial de la Ley 1581 de 2012
Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo
Ley 527 de 1999: Comercio electrónico y firmas digitales
Ley 1266 de 2008: Habeas Data y administración de información crediticia
Sentencia C-748 de 2011: Interpretación constitucional sobre protección de datos
Demás normas concordantes y complementarias

3. ALCANCE Y APLICACIÓN

3.1. Ámbito de Aplicación: Esta Política de Privacidad aplica a todos los datos personales recopilados, almacenados, procesados, transmitidos o tratados por CHATFORSE S.A.S. en el contexto de:

a) El sitio web https://chatforse.com y cualquier subdominio

b) Formularios de contacto, cotización o registro

c) Correos electrónicos y comunicaciones comerciales

d) Contratación y prestación de servicios

e) Plataformas, sistemas y aplicaciones proporcionadas a clientes

f) Sistemas CRM (como Chatwoot) alojados para clientes

g) Relaciones comerciales, contractuales y administrativas

h) Cualquier otra interacción entre el titular de datos y CHATFORSE S.A.S.

3.2. Ámbito Territorial: Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado en el territorio de la República de Colombia, así como al tratamiento de datos de ciudadanos colombianos que pueda realizarse desde otros países.

3.3. Incorporación por Referencia: Esta Política de Privacidad se entiende incorporada y complementaria a los Términos y Condiciones de Uso y Prestación de Servicios de CHATFORSE S.A.S.

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta política, se adoptan las siguientes definiciones conforme a la Ley 1581 de 2012:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Dato que no es semiprivado, privado o sensible.
Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial/étnico, orientación política, convicciones religiosas/filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos de salud, vida sexual, datos biométricos).
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos a un Encargado del Tratamiento.

5. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

CHATFORSE S.A.S. fundamenta el tratamiento de datos personales en los siguientes principios establecidos en la Ley 1581 de 2012:

5.1. Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en esta política.

5.2. Principio de Finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima, de la cual debe ser informado el Titular. Los datos no pueden ser obtenidos o tratados para finalidades no autorizadas.

5.3. Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos no pueden ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, excepto en los casos expresamente previstos en la ley.

5.4. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5.5. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

5.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. Los datos solo pueden ser comunicados a los Encargados y no están sujetos a comunicación, transmisión o transferencia sin autorización del Titular.

5.7. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por CHATFORSE S.A.S. o por los Encargados del Tratamiento será objeto de protección a través de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

6. CATEGORÍAS Y ROLES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

CHATFORSE S.A.S. puede actuar en diferentes roles según el contexto del tratamiento de datos personales:

6.1. CHATFORSE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CHATFORSE S.A.S. actúa como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO respecto de los siguientes datos:

a) Datos de Visitantes del Sitio Web:

Dirección IP
Tipo de navegador y dispositivo
Páginas visitadas y tiempo de navegación
Ubicación geográfica aproximada
Información de cookies y tecnologías similares

b) Datos de Prospectos y Contactos Comerciales:

Nombre completo
Número de identificación (cuando sea necesario)
Cargo y empresa
Correo electrónico
Número de teléfono
Información proporcionada en formularios de contacto o cotización
Historial de comunicaciones

c) Datos de Clientes Corporativos:

Razón social de la empresa
NIT o número de identificación tributaria
Dirección comercial
Datos de contacto empresarial
Información financiera y de facturación
Datos del representante legal
Información contractual y comercial

d) Datos de Representantes Legales y Contactos de Clientes:

Nombre completo
Número de identificación
Cargo
Correo electrónico corporativo
Número de teléfono
Firma electrónica o digital

e) Datos de Proveedores y Aliados Comerciales:

Información de contacto
Información comercial y financiera
Datos necesarios para la relación contractual

6.2. CHATFORSE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

CHATFORSE S.A.S. actúa como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO cuando administra sistemas CRM (como Chatwoot), bases de datos o plataformas que contienen datos personales de los clientes finales de sus clientes corporativos.

En este rol, CHATFORSE S.A.S.:

a) Trata los datos personales únicamente según las instrucciones documentadas del cliente (Responsable del Tratamiento)

b) No utiliza los datos para fines propios ni los comunica a terceros no autorizados

c) Implementa medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas

d) Asiste al cliente en el cumplimiento de obligaciones legales de protección de datos

e) Elimina o devuelve los datos al finalizar la prestación del servicio, según lo acordado

f) Notifica al cliente sobre cualquier violación de seguridad

Importante: El cliente corporativo que utiliza los servicios de CHATFORSE S.A.S. para almacenar o procesar datos de sus propios clientes es el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO y debe:

Obtener las autorizaciones necesarias de sus clientes finales
Cumplir con todas las obligaciones legales de protección de datos
Informar a CHATFORSE S.A.S. sobre instrucciones específicas de tratamiento
Indemnizar a CHATFORSE S.A.S. por incumplimientos que sean responsabilidad del cliente

7. DATOS PERSONALES RECOPILADOS

7.1. TIPOS DE DATOS RECOPILADOS

CHATFORSE S.A.S. puede recopilar las siguientes categorías de datos personales:

A) DATOS DE IDENTIFICACIÓN:

Nombres y apellidos
Tipo y número de documento de identidad
Fecha y lugar de nacimiento (cuando sea necesario)
Nacionalidad
Fotografía (cuando sea proporcionada)
Firma

B) DATOS DE CONTACTO:

Dirección física o comercial
Correo electrónico (personal o corporativo)
Número de teléfono fijo
Número de teléfono móvil/celular
Número de WhatsApp u otras aplicaciones de mensajería
Redes sociales profesionales (LinkedIn, etc.)

C) DATOS LABORALES Y PROFESIONALES:

Empresa donde trabaja
Cargo o posición
Área o departamento
NIT de la empresa
Industria o sector económico

D) DATOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS:

Información de facturación
Datos bancarios para pagos y transferencias
Historial de pagos y transacciones
Información crediticia (cuando sea necesario)

E) DATOS TÉCNICOS Y DE NAVEGACIÓN:

Dirección IP
Cookies e identificadores similares
Tipo de navegador y versión
Sistema operativo
Proveedor de servicios de internet
Páginas visitadas y rutas de navegación
Hora y fecha de acceso
Geolocalización aproximada
Información del dispositivo utilizado

F) DATOS DE COMUNICACIONES:

Contenido de correos electrónicos
Mensajes a través de formularios de contacto
Conversaciones por WhatsApp u otros canales
Historial de tickets de soporte
Grabaciones de llamadas (cuando aplique y con previo aviso)

G) DATOS CONTRACTUALES:

Información sobre servicios contratados
Términos y condiciones aceptados
Propuestas comerciales
Contratos y anexos
Historial de modificaciones contractuales

H) DATOS DERIVADOS O INFERIDOS:

Preferencias de servicios
Patrones de uso de plataformas
Análisis de comportamiento comercial
Segmentación de clientes
Perfiles de interés

7.2. DATOS SENSIBLES

Política de No Recolección: CHATFORSE S.A.S. NO recopila de manera intencional ni sistemática datos personales de naturaleza sensible tales como:

Origen racial o étnico
Orientación política
Convicciones religiosas, filosóficas o morales
Afiliación sindical
Datos relativos a la salud
Vida sexual u orientación sexual
Datos biométricos (excepto firma cuando sea necesaria)

Excepción: Si en algún caso excepcional fuera necesario recopilar datos sensibles, CHATFORSE S.A.S. solicitará autorización expresa, específica e informada del Titular, explicando claramente la finalidad del tratamiento.

7.3. DATOS DE MENORES DE EDAD

Política de Protección a Menores: CHATFORSE S.A.S. NO recopila de manera intencional datos personales de menores de edad (menores de 18 años). Los servicios de CHATFORSE S.A.S. están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad y empresas.

Si CHATFORSE S.A.S. tiene conocimiento de que inadvertidamente ha recopilado datos de un menor de edad, procederá a eliminar dicha información de manera inmediata.

7.4. MÉTODOS DE RECOPILACIÓN

Los datos personales pueden ser recopilados a través de:

a) Formularios web: Formularios de contacto, cotización, registro o suscripción en el sitio web

b) Correo electrónico: Comunicaciones comerciales iniciadas por el interesado

c) Llamadas telefónicas: Contacto telefónico con el área comercial o soporte

d) WhatsApp y mensajería: Conversaciones a través de canales de mensajería instantánea

e) Reuniones presenciales o virtuales: Información proporcionada en reuniones comerciales

f) Contratos y documentos: Información incluida en propuestas, contratos y documentos firmados

g) Sistemas y plataformas: Información generada durante el uso de servicios contratados

h) Tecnologías de seguimiento: Cookies, píxeles y tecnologías similares

i) Fuentes públicas: Información disponible en registros públicos, redes sociales profesionales, etc.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

8.1. FINALIDADES PRINCIPALES

CHATFORSE S.A.S. recopila y trata datos personales para las siguientes finalidades principales:

A) GESTIÓN COMERCIAL Y VENTAS:

Atender solicitudes de información, cotizaciones y consultas
Evaluar las necesidades del prospecto o cliente
Preparar y enviar propuestas comerciales personalizadas
Negociar términos y condiciones de servicio
Realizar seguimiento a oportunidades comerciales
Gestionar el ciclo de ventas completo
Analizar la viabilidad técnica y comercial de proyectos

B) EJECUCIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATOS:

Formalizar contratos de prestación de servicios
Provisionar y activar servicios contratados
Configurar e implementar soluciones tecnológicas
Administrar accesos y credenciales de clientes
Gestionar cambios, actualizaciones o modificaciones en servicios
Facturar servicios prestados
Gestionar pagos y cobros
Resolver disputas o reclamaciones contractuales

C) PRESTACIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS:

Alojamiento de sitios web, aplicaciones y sistemas
Implementación de agentes de inteligencia artificial
Configuración de plataformas de automatización (n8n, etc.)
Instalación y administración de sistemas CRM (Chatwoot, etc.)
Mantenimiento preventivo y correctivo de servicios
Actualizaciones de seguridad y funcionalidades
Monitoreo de disponibilidad y rendimiento
Gestión de incidentes y problemas técnicos

D) SOPORTE TÉCNICO Y ATENCIÓN AL CLIENTE:

Atender solicitudes de soporte técnico
Diagnosticar y resolver problemas técnicos
Responder consultas sobre uso de servicios
Proporcionar capacitación y documentación
Gestionar tickets y casos de soporte
Dar seguimiento a la satisfacción del cliente
Mejorar la calidad del servicio

E) COMUNICACIONES:

Enviar notificaciones sobre el estado de servicios
Comunicar mantenimientos programados o emergencias
Enviar facturas, estados de cuenta y recordatorios de pago
Informar sobre actualizaciones de términos, políticas o servicios
Responder consultas, solicitudes y reclamaciones
Mantener comunicación relacionada con la relación contractual

F) MARKETING Y PUBLICIDAD:

Enviar información sobre nuevos servicios, productos o funcionalidades
Compartir contenido educativo, artículos, casos de éxito
Invitar a eventos, webinars o capacitaciones
Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado
Personalizar ofertas comerciales según intereses
Segmentar audiencias para campañas específicas

G) ANÁLISIS Y MEJORA:

Analizar patrones de uso y comportamiento en el sitio web
Evaluar la efectividad de campañas de marketing
Generar estadísticas y reportes de negocio
Identificar oportunidades de mejora en servicios
Realizar investigación y desarrollo de nuevas funcionalidades
Optimizar la experiencia de usuario

H) CUMPLIMIENTO LEGAL Y REGULATORIO:

Cumplir con obligaciones legales, tributarias y contables
Responder requerimientos de autoridades competentes
Atender procesos judiciales o administrativos
Prevenir fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo
Cumplir con regulaciones de protección de datos personales
Mantener registros contables y comerciales

I) SEGURIDAD:

Proteger la seguridad e integridad de sistemas y datos
Prevenir, detectar y responder a incidentes de seguridad
Investigar intentos de acceso no autorizado o uso indebido
Implementar controles de autenticación y acceso
Realizar auditorías de seguridad

J) GESTIÓN INTERNA:

Administrar bases de datos de clientes, prospectos y proveedores
Realizar backups y copias de seguridad
Gestionar la infraestructura tecnológica
Administrar relaciones con proveedores y aliados
Efectuar auditorías internas

8.2. FINALIDADES SECUNDARIAS (OPCIONALES)

Con autorización específica del Titular, CHATFORSE S.A.S. puede tratar datos personales para:

a) Compartir casos de éxito o testimonios en materiales de marketing (con anonimización cuando se requiera)

b) Incluir al Titular en directorios de clientes o aliados (solo con consentimiento expreso)

c) Realizar estudios de mercado o investigaciones comerciales avanzadas

d) Transferir datos a empresas filiales, subsidiarias o relacionadas (cuando existan)

e) Cualquier otra finalidad compatible con las principales que se informe oportunamente al Titular

8.3. LÍMITES DEL TRATAMIENTO

CHATFORSE S.A.S. se compromete a:

a) NO vender, alquilar o comercializar datos personales a terceros

b) NO utilizar datos personales para finalidades no autorizadas o incompatibles con las informadas

c) NO tomar decisiones automatizadas que afecten significativamente al Titular sin intervención humana

d) NO realizar perfilamiento discriminatorio o que pueda vulnerar derechos fundamentales

e) Tratar los datos personales exclusivamente para las finalidades autorizadas

9. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

9.1. MECANISMOS DE AUTORIZACIÓN

El Titular puede otorgar autorización para el tratamiento de sus datos personales mediante:

a) Aceptación Expresa en Formularios Web:

Marcando una casilla de verificación específica que indique claramente el consentimiento
El formulario incluirá un enlace a esta Política de Privacidad
La autorización será previa al envío de datos

b) Firma de Contratos o Documentos:

Cláusula específica de autorización en contratos de servicios
Firma de formatos de autorización de tratamiento de datos
Aceptación en propuestas comerciales

c) Comunicación Escrita:

Correo electrónico manifestando consentimiento expreso
Documentos físicos firmados con autorización específica

d) Conducta Inequívoca:

Continuar utilizando los servicios después de ser informado de esta política
Proporcionar voluntariamente datos personales a través de canales oficiales
Solo cuando la finalidad sea obvia y no requiera autorización específica por ley

9.2. CONTENIDO DE LA AUTORIZACIÓN

La autorización otorgada por el Titular incluirá información sobre:

a) Los datos personales que serán recopilados y tratados

b) Las finalidades específicas del tratamiento

c) La identificación del Responsable del Tratamiento (CHATFORSE S.A.S.)

d) Los derechos del Titular (acceso, corrección, actualización, supresión)

e) El carácter facultativo de la respuesta a preguntas sobre datos sensibles

f) La forma de ejercer los derechos como Titular

g) Los mecanismos de comunicación con el Responsable

9.3. CASOS QUE NO REQUIEREN AUTORIZACIÓN

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, NO se requiere autorización del Titular cuando:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de funciones legales

b) Datos de naturaleza pública

c) Casos de urgencia médica o sanitaria

d) Tratamiento de información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

f) Ejecución de un contrato en el que el Titular es parte

g) Cumplimiento de una obligación legal del Responsable del Tratamiento

9.4. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El Titular puede revocar la autorización otorgada en cualquier momento, siempre que:

a) No exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos

b) No esté pendiente una relación contractual o transacción en curso

c) La solicitud de revocación no implique el incumplimiento de obligaciones legales

La revocatoria no tendrá efecto retroactivo sobre tratamientos ya realizados de conformidad con la autorización previamente otorgada.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

10.1. CATÁLOGO DE DERECHOS

Conforme a la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

A) DERECHO DE ACCESO:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CHATFORSE S.A.S.
Solicitar información sobre el uso que se ha dado a sus datos personales

B) DERECHO DE RECTIFICACIÓN:

Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos
Actualizar información desactualizada

C) DERECHO DE ACTUALIZACIÓN:

Completar datos parciales, incompletos o fraccionados
Mantener la información al día

D) DERECHO DE SUPRESIÓN:

Solicitar la eliminación o supresión de datos cuando:
- Considere que no están siendo tratados conforme a la ley
- Hayan dejado de ser necesarios para las finalidades autorizadas
- Se haya superado el período de tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades
- Se haya revocado la autorización y no exista deber legal de conservarlos

E) DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN:

Revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos
Sujeto a que no existan obligaciones legales o contractuales pendientes

F) DERECHO A OPONERSE AL TRATAMIENTO:

Oponerse por razones legítimas al tratamiento de datos, excepto cuando exista un deber legal

G) DERECHO A PRESENTAR QUEJAS:

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la ley
Esto sin perjuicio de las acciones judiciales correspondientes

H) DERECHO A SER INFORMADO:

Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales

I) DERECHO AL OLVIDO:

Ser olvidado cuando los datos ya no sean necesarios
Especialmente importante en contextos digitales

J) DERECHO A NO SER OBJETO DE DECISIONES AUTOMATIZADAS:

No ser objeto de decisiones basadas únicamente en procesamiento automatizado que produzcan efectos significativos

K) DERECHO A LA PORTABILIDAD:

Recibir los datos personales que haya proporcionado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica
Transmitir esos datos a otro responsable cuando sea técnicamente posible

10.2. LIMITACIONES A LOS DERECHOS

Los derechos de los Titulares podrán limitarse cuando:

a) Existan restricciones establecidas en la ley o la Constitución

b) Los datos sean necesarios para cumplir obligaciones legales o regulatorias

c) Los datos sean requeridos por autoridades judiciales o administrativas

d) Exista una orden judicial en contrario

e) El ejercicio del derecho obstaculice actuaciones judiciales o administrativas

f) Sea necesario proteger intereses legítimos de CHATFORSE S.A.S. o de terceros

g) Los datos sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de derechos en procesos judiciales

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

11.1. CANALES DE ATENCIÓN

Los Titulares pueden ejercer sus derechos a través de:

a) Correo electrónico:

Email: gerencia@chatforse.com
Asunto: “Solicitud Protección de Datos Personales – [Tipo de Derecho]”

b) Comunicación escrita:

Dirección: Carrera 30C Calle 30 Apartamento 103 – Centro, Manizales, Caldas, Colombia
Destinatario: Área de Protección de Datos – CHATFORSE S.A.S.

c) Teléfono:

Número: +57 312 726 6555
Horario: Lunes a viernes, 8:00 AM a 6:00 PM (hora de Colombia)

11.2. REQUISITOS DE LA SOLICITUD

Toda solicitud de ejercicio de derechos debe contener:

a) Identificación del Titular:

Nombre completo
Tipo y número de documento de identidad
Datos de contacto (dirección, correo electrónico, teléfono)

b) Descripción del derecho que desea ejercer:

Acceso, rectificación, actualización, supresión, revocatoria, etc.

c) Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se ejerce el derecho

d) Documentos que acrediten la identidad del Titular:

Copia del documento de identidad
Si actúa a través de representante: poder especial o documento que acredite la representación

e) Otros documentos de soporte según corresponda

11.3. TRÁMITE Y PLAZOS

A) PLAZO DE RESPUESTA:

Consultas: CHATFORSE S.A.S. atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Reclamos: CHATFORSE S.A.S. responderá al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

B) SOLICITUD DE INFORMACIÓN ADICIONAL:

Si la solicitud está incompleta o requiere información adicional, CHATFORSE S.A.S. requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción.
El solicitante tendrá dos (2) meses para suministrar la información requerida.
Si no aporta la información en dicho plazo, se entenderá desistida la solicitud.

C) EXTENSIÓN DE PLAZOS:

Cuando no fuere posible atender la consulta o reclamo dentro de los términos establecidos, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

D) IMPOSIBILIDAD DE ATENDER LA SOLICITUD:

Si resulta imposible atender la solicitud, se comunicará al Titular las razones por las cuales no es posible acceder a ella.

11.4. RESPUESTA A SOLICITUDES

CHATFORSE S.A.S. responderá de manera:

a) Completa: Atendiendo todos los puntos planteados en la solicitud

b) Clara y comprensible: En lenguaje sencillo y accesible

c) Oportuna: Dentro de los plazos legales establecidos

d) Por escrito: Preferentemente al correo electrónico indicado por el Titular

e) Gratuita: Sin costo alguno para el Titular (excepto costos de reproducción de información cuando corresponda)

11.5. CASOS ESPECIALES

A) Solicitud de Supresión:

CHATFORSE S.A.S. evaluará si existen obligaciones legales o contractuales que impidan la supresión
Si no es posible la supresión inmediata, se informarán las razones y se procederá apenas cesen las causas que lo impiden
Cuando la supresión sea procedente, se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud

B) Solicitud de Rectificación:

El Titular debe indicar claramente qué dato es incorrecto y cuál es la información correcta
Se pueden solicitar documentos de soporte que acrediten la corrección solicitada
Una vez verificada la procedencia, la corrección se realizará de inmediato

C) Solicitud de Portabilidad:

CHATFORSE S.A.S. proporcionará los datos en formato CSV, JSON, XML u otro formato estructurado de uso común
Se excluirán datos que no sean de propiedad del Titular o que estén protegidos por derechos de terceros
El servicio puede estar sujeto a un cargo razonable por costos administrativos

12. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

12.1. ¿QUÉ SON LAS COOKIES?

Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el dispositivo del usuario cuando visita un sitio web. Permiten al sitio web recordar las acciones y preferencias del usuario durante un período de tiempo.

12.2. TIPOS DE COOKIES UTILIZADAS

CHATFORSE S.A.S. utiliza las siguientes categorías de cookies:

A) COOKIES ESTRICTAMENTE NECESARIAS:

Esenciales para el funcionamiento básico del sitio web
Permiten la navegación y uso de funcionalidades básicas
Gestionan la sesión del usuario
No pueden ser desactivadas

B) COOKIES DE RENDIMIENTO Y ANALÍTICA:

Recopilan información sobre cómo los usuarios utilizan el sitio web
Ayudan a entender qué páginas son más visitadas
Identifican errores y problemas de rendimiento
Ejemplo: Google Analytics
Permiten mejorar la experiencia del usuario

C) COOKIES DE FUNCIONALIDAD:

Permiten recordar las preferencias del usuario (idioma, región, etc.)
Personalizan la experiencia según el historial de navegación
Mejoran las funcionalidades del sitio

D) COOKIES DE PUBLICIDAD Y MARKETING:

Utilizadas para mostrar anuncios relevantes
Miden la efectividad de campañas publicitarias
Permiten segmentar audiencias
Ejemplo: Google Ads, Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag

12.3. COOKIES DE TERCEROS

El sitio web de CHATFORSE S.A.S. puede utilizar cookies de terceros, incluyendo:

a) Google Analytics: Para analizar el tráfico y comportamiento de usuarios b) Google Ads: Para remarketing y publicidad dirigida c) Facebook Pixel: Para seguimiento de conversiones y audiencias personalizadas d) LinkedIn Insight Tag: Para analítica y publicidad en LinkedIn e) Hotjar o similares: Para mapas de calor y análisis de comportamiento f) Chatwoot u otros chats: Para soporte en línea g) Hostinger u otros proveedores de hosting: Para gestión de infraestructura

Estas empresas tienen sus propias políticas de privacidad que rigen el uso de cookies.

12.4. DURACIÓN DE LAS COOKIES

a) Cookies de sesión: Se eliminan automáticamente cuando se cierra el navegador

b) Cookies persistentes: Permanecen en el dispositivo por un período definido (que puede variar de días a años), incluso después de cerrar el navegador

12.5. GESTIÓN Y CONTROL DE COOKIES

A) Configuración del Navegador: Los usuarios pueden configurar su navegador para:

Bloquear todas las cookies
Aceptar solo cookies de primera parte
Recibir notificación antes de aceptar cookies
Eliminar cookies existentes

Instrucciones por navegador:

Chrome: Configuración > Privacidad y seguridad > Cookies
Firefox: Opciones > Privacidad y seguridad > Cookies y datos del sitio
Safari: Preferencias > Privacidad > Cookies
Edge: Configuración > Cookies y permisos del sitio

B) Banner de Consentimiento: CHATFORSE S.A.S. implementará un banner de consentimiento que permite al usuario:

Aceptar todas las cookies
Rechazar cookies no esenciales
Configurar preferencias de cookies por categoría
Acceder a información detallada sobre cada tipo de cookie

C) Consecuencias de Bloquear Cookies:

Algunas funcionalidades del sitio web pueden no funcionar correctamente
La experiencia de usuario puede verse afectada
Ciertos servicios pueden no estar disponibles

12.6. OTRAS TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

Además de cookies, CHATFORSE S.A.S. puede utilizar:

a) Píxeles de seguimiento (Web Beacons):

Pequeñas imágenes invisibles que rastrean actividad en el sitio web
Usados para medir la efectividad de campañas de email marketing

b) Local Storage y Session Storage:

Tecnologías HTML5 para almacenar información localmente
No se envían automáticamente al servidor con cada solicitud

c) Fingerprinting del dispositivo:

Recopilación de información sobre la configuración del dispositivo
Usado para seguridad y prevención de fraude

d) Identificadores de publicidad móvil:

IDFA (iOS) y Advertising ID (Android)
Si se desarrollan aplicaciones móviles en el futuro

13. MEDIDAS DE SEGURIDAD

13.1. COMPROMISO DE SEGURIDAD

CHATFORSE S.A.S. está comprometido con la protección de los datos personales y ha implementado medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas apropiadas para proteger los datos contra:

a) Acceso no autorizado b) Uso indebido o ilegal c) Pérdida, destrucción o daño accidental d) Alteración no autorizada e) Divulgación o tratamiento no autorizado

13.2. MEDIDAS TÉCNICAS

A) Seguridad en Transmisión de Datos:

Certificados SSL/TLS para cifrado de datos en tránsito
Protocolo HTTPS en todo el sitio web
Cifrado de comunicaciones entre sistemas

B) Seguridad de Almacenamiento:

Cifrado de datos sensibles en reposo
Bases de datos protegidas con controles de acceso estrictos
Servidores ubicados en centros de datos seguros (Hostinger u otros proveedores certificados)

C) Control de Acceso:

Autenticación multifactor cuando sea posible
Políticas de contraseñas robustas
Revisión periódica de permisos y accesos
Principio de mínimo privilegio (acceso solo a lo necesario)

D) Seguridad de Infraestructura:

Firewalls perimetrales y de aplicación web (WAF)
Sistemas de detección y prevención de intrusiones (IDS/IPS)
Escaneos de vulnerabilidades periódicos
Parches de seguridad aplicados oportunamente

E) Protección contra Malware:

Software antivirus y antimalware
Filtros de spam en correos electrónicos
Protección contra ataques DDoS

F) Backups y Recuperación:

Copias de seguridad automáticas periódicas
Almacenamiento de backups en ubicaciones seguras y redundantes
Pruebas periódicas de restauración
Planes de recuperación ante desastres

13.3. MEDIDAS ADMINISTRATIVAS

A) Políticas y Procedimientos:

Política de Seguridad de la Información
Procedimientos de respuesta a incidentes
Política de contraseñas y control de acceso
Política de uso aceptable de recursos tecnológicos

B) Capacitación del Personal:

Capacitación obligatoria en protección de datos personales
Entrenamiento en ciberseguridad y buenas prácticas
Actualizaciones periódicas sobre nuevas amenazas

C) Gestión de Personal:

Acuerdos de confidencialidad con todos los empleados y contratistas
Verificación de antecedentes cuando sea apropiado
Revocación inmediata de accesos al finalizar la relación laboral

D) Gestión de Terceros:

Evaluación de seguridad de proveedores que acceden a datos personales
Contratos con cláusulas de protección de datos
Auditorías y revisiones periódicas de proveedores críticos

E) Auditorías y Revisiones:

Auditorías internas de seguridad y privacidad
Revisiones periódicas de medidas de seguridad
Evaluaciones de cumplimiento normativo

13.4. MEDIDAS FÍSICAS

Cuando se manejen datos en formato físico:

a) Acceso restringido a instalaciones b) Sistemas de videovigilancia (donde aplique) c) Control de ingreso de visitantes d) Almacenamiento seguro de documentos físicos e) Destrucción segura de documentos con información sensible (trituración, incineración)

13.5. LIMITACIONES DE SEGURIDAD

CHATFORSE S.A.S. reconoce que:

a) Ningún sistema de seguridad es 100% infalible b) La transmisión de datos por internet siempre conlleva cierto riesgo c) Las brechas de seguridad pueden ocurrir a pesar de las mejores medidas d) Algunos riesgos están fuera del control de CHATFORSE S.A.S. (por ejemplo, vulnerabilidades en software de terceros)

Por lo tanto, CHATFORSE S.A.S. NO puede garantizar la seguridad absoluta de los datos personales, aunque se compromete a utilizar medidas de seguridad razonables según estándares de la industria y mejores prácticas.

13.6. RESPONSABILIDADES DEL TITULAR

El Titular también tiene responsabilidades en la protección de sus datos:

a) Mantener confidenciales sus credenciales de acceso b) Utilizar contraseñas robustas y únicas c) No compartir credenciales con terceros d) Notificar inmediatamente sobre accesos no autorizados o sospechosos e) Mantener actualizados sus dispositivos y software de seguridad f) Ser cauteloso con intentos de phishing o ingeniería social

14. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

14.1. PRINCIPIO GENERAL

CHATFORSE S.A.S. NO vende, alquila ni comercializa datos personales a terceros. Los datos personales solo se comparten en las circunstancias limitadas descritas en esta sección.

14.2. TRANSMISIÓN A ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

CHATFORSE S.A.S. puede transmitir datos personales a terceros que actúan como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO bajo instrucciones de CHATFORSE S.A.S., incluyendo:

A) Proveedores de Infraestructura Tecnológica:

Hostinger: Proveedor de hosting VPS y dominios
Proveedores de CDN: Para distribución de contenido
Proveedores de servicios en la nube: Para almacenamiento y procesamiento

B) Proveedores de Herramientas y Plataformas:

n8n: Plataforma de automatización (si utiliza servicios cloud de n8n)
Chatwoot: Sistema CRM (si utiliza versiones hosted)
Proveedores de correo electrónico: Para envío de comunicaciones
Servicios de analítica: Google Analytics, etc.

C) Proveedores de Servicios Profesionales:

Asesores legales: Para consultas legales que requieran compartir información
Asesores contables y tributarios: Para cumplimiento fiscal
Auditores externos: Para auditorías financieras o de seguridad

D) Proveedores de Servicios de Pago:

Pasarelas de pago: Para procesamiento de pagos con tarjeta
Plataformas de facturación electrónica: Para emisión de facturas
Entidades bancarias: Para transferencias y pagos

14.3. TRANSFERENCIA A RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

CHATFORSE S.A.S. puede transferir datos personales a terceros que actúan como RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO en los siguientes casos:

A) Autoridades Gubernamentales:

DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)
Superintendencia de Industria y Comercio
Autoridades judiciales o administrativas que requieran información
Entidades reguladoras sectoriales

B) Aliados Comerciales:

Solo con autorización expresa del Titular
Para fines específicos acordados contractualmente

C) Fusiones y Adquisiciones:

En caso de venta, fusión, reorganización o transferencia de activos de CHATFORSE S.A.S.
Los datos se transferirían al nuevo propietario bajo las mismas obligaciones de esta política

14.4. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

A) Contexto: Algunos de los proveedores de servicios utilizados por CHATFORSE S.A.S. (como Google, plataformas de hosting, etc.) pueden almacenar o procesar datos en servidores ubicados fuera de Colombia.

B) Países con Nivel Adecuado de Protección: Si los datos se transfieren a países que la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) considera que tienen un nivel adecuado de protección (como países de la Unión Europea), la transferencia se considera autorizada.

C) Otros Países: Si los datos se transfieren a países sin nivel adecuado de protección, CHATFORSE S.A.S. implementará las siguientes medidas:

a) Cláusulas contractuales estándar de protección de datos b) Certificaciones de privacidad (como Privacy Shield, cuando aplique) c) Garantías contractuales de cumplimiento de estándares similares a la legislación colombiana d) Autorización previa del Titular cuando sea requerida por ley

D) Autorización del Titular: Al aceptar esta Política de Privacidad, el Titular autoriza expresamente las transferencias internacionales de datos necesarias para la prestación de los servicios de CHATFORSE S.A.S.

14.5. CONTRATOS CON TERCEROS

Todos los terceros que reciben datos personales de CHATFORSE S.A.S. están obligados contractualmente a:

a) Tratar los datos solo según instrucciones de CHATFORSE S.A.S. b) Implementar medidas de seguridad apropiadas c) Mantener la confidencialidad de los datos d) No utilizar los datos para fines propios e) Notificar cualquier brecha de seguridad f) Eliminar o devolver los datos al finalizar el servicio g) Cumplir con la legislación colombiana de protección de datos

15. RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS

15.1. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD

CHATFORSE S.A.S. conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados, o según lo requieran obligaciones legales, regulatorias o contractuales.

15.2. PERÍODOS DE RETENCIÓN

Los datos personales se conservan según las siguientes categorías:

A) Datos de Prospectos y Contactos Comerciales NO Convertidos:

Período: Hasta 3 años desde el último contacto o interacción
Justificación: Mantener el registro de oportunidades comerciales y poder retomar comunicaciones
Eliminación: Después de 3 años de inactividad, los datos se eliminan o anonimizan

B) Datos de Clientes Activos:

Período: Durante toda la vigencia de la relación contractual más 5 años adicionales
Justificación: Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, contables y manejo de posibles reclamaciones
Legislación aplicable: Código de Comercio (conservación de libros de comercio por 10 años), normas tributarias

C) Datos de Clientes Inactivos:

Período: 5 años desde la última factura o transacción
Justificación: Obligaciones fiscales, contables y posibles reclamaciones
Eliminación: Después de 5 años, se eliminan excepto datos que deban conservarse para fines estadísticos (anonimizados)

D) Datos de Ex-Empleados o Contratistas:

Período: 20 años desde la terminación del contrato
Justificación: Obligaciones laborales, de seguridad social y posibles reclamaciones laborales
Legislación aplicable: Normativa laboral colombiana

E) Datos para Cumplimiento Fiscal y Contable:

Período: 5 años (o 10 años según el tipo de documento)
Justificación: Cumplimiento del Estatuto Tributario y Código de Comercio
Legislación aplicable: Arts. 632, 638 del Estatuto Tributario; Art. 60 del Código de Comercio

F) Datos de Cookies y Analítica Web:

Período: Entre 26 meses y 14 meses según el tipo de cookie
Justificación: Analítica web y mejora de experiencia de usuario
Control: Los usuarios pueden eliminar cookies en cualquier momento desde su navegador

G) Datos de Comunicaciones de Marketing:

Período: Hasta que el Titular revoque el consentimiento o solicite la eliminación
Eliminación: Inmediata al recibir solicitud de baja de comunicaciones

H) Backups y Copias de Seguridad:

Período: Los backups se conservan típicamente entre 30 a 90 días
Justificación: Recuperación ante desastres y continuidad del negocio
Nota: Los datos en backups se eliminan conforme al ciclo de rotación automático

15.3. CRITERIOS PARA DETERMINAR PERÍODOS DE RETENCIÓN

CHATFORSE S.A.S. considera los siguientes factores:

a) Naturaleza y sensibilidad de los datos b) Finalidades del tratamiento c) Obligaciones legales y regulatorias d) Períodos de prescripción de acciones legales e) Expectativas razonables del Titular f) Mejores prácticas de la industria

15.4. ELIMINACIÓN SEGURA DE DATOS

Cuando los datos ya no son necesarios, CHATFORSE S.A.S. procede a su eliminación segura mediante:

A) Eliminación Lógica:

Borrado de bases de datos de producción
Sobrescritura de datos cuando sea posible
Marcado para eliminación en sistemas de backup

B) Eliminación Física:

Destrucción física de medios de almacenamiento cuando sea necesario
Formateo seguro de discos duros
Destrucción certificada de documentos físicos (trituración)

C) Anonimización:

Cuando sea posible, datos se anonimizan en lugar de eliminarse
Permite uso estadístico sin identificar personas
Proceso irreversible que impide la re-identificación

15.5. EXCEPCIONES A LA ELIMINACIÓN

Los datos personales NO se eliminarán cuando:

a) Su conservación sea requerida por ley o regulación b) Existan procesos judiciales o administrativos pendientes c) Haya reclamaciones o disputas no resueltas d) Sean necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales e) El Titular haya dado consentimiento para conservación por más tiempo f) Sean necesarios para la defensa de derechos de CHATFORSE S.A.S.

15.6. SOLICITUD DE ELIMINACIÓN ANTICIPADA

El Titular puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos siempre que:

a) No existan obligaciones legales de conservación b) No haya contratos o transacciones pendientes c) No se requieran para la defensa de derechos de CHATFORSE S.A.S.

La solicitud se tramitará conforme al procedimiento establecido en la Sección 11 de esta política.

16. DATOS DE MENORES DE EDAD

16.1. POLÍTICA GENERAL

Los servicios de CHATFORSE S.A.S. están dirigidos exclusivamente a:

Personas naturales mayores de edad (18 años o más)
Empresas, sociedades y personas jurídicas

CHATFORSE S.A.S. NO recopila intencionalmente datos personales de menores de edad.

16.2. VERIFICACIÓN DE EDAD

Al proporcionar datos personales a CHATFORSE S.A.S., el Titular declara y garantiza que:

Es mayor de 18 años
Tiene capacidad legal para contratar
Actúa en nombre propio o como representante autorizado de una empresa

16.3. PROCEDIMIENTO SI SE DETECTAN DATOS DE MENORES

Si CHATFORSE S.A.S. tiene conocimiento de que inadvertidamente ha recopilado datos personales de un menor de edad:

a) Procederá a eliminar dichos datos de manera inmediata b) Bloqueará el acceso a los servicios para ese usuario c) Notificará a los padres o representantes legales si se conoce su identidad d) No utilizará ni tratará dichos datos para ningún fin

16.4. NOTIFICACIÓN DE PADRES O TUTORES

Si un padre, madre o tutor legal tiene conocimiento de que un menor ha proporcionado información personal a CHATFORSE S.A.S., debe contactar inmediatamente a:

Email: gerencia@chatforse.com Asunto: “Datos de Menor de Edad – URGENTE”

CHATFORSE S.A.S. tomará las medidas necesarias para eliminar la información de manera expedita.

16.5. CASOS EXCEPCIONALES

En el remoto caso de que fuera necesario tratar datos de menores de edad (por ejemplo, si el hijo menor de un cliente apareciera como beneficiario en algún contexto específico), CHATFORSE S.A.S.:

a) Solicitará autorización previa, expresa e informada de ambos padres o del representante legal b) Garantizará que el interés superior del menor es respetado c) Limitará el tratamiento al mínimo necesario d) Implementará medidas de seguridad reforzadas e) Permitirá que el menor ejerza sus derechos directamente cuando alcance la mayoría de edad

17. CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

17.1. DERECHO A MODIFICAR

CHATFORSE S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o revisar esta Política de Privacidad en cualquier momento para:

a) Reflejar cambios en las prácticas de tratamiento de datos b) Cumplir con nuevas leyes o regulaciones c) Incorporar nuevas tecnologías o servicios d) Mejorar la claridad y transparencia e) Responder a recomendaciones de autoridades de protección de datos f) Adaptarse a cambios en el modelo de negocio

17.2. NOTIFICACIÓN DE CAMBIOS

A) Cambios Menores (clarificaciones, correcciones técnicas):

Se publicarán directamente en el sitio web
No requieren notificación individual
Se actualizará la fecha de “Última actualización”

B) Cambios Sustanciales (que afecten derechos o finalidades): CHATFORSE S.A.S. notificará a los Titulares mediante:

Correo electrónico a la dirección registrada
Aviso destacado en el sitio web
Ventana emergente al iniciar sesión en plataformas

El aviso incluirá:

Naturaleza de los cambios
Fecha de entrada en vigor
Enlace a la nueva política
Derecho del Titular a oponerse u objetar

C) Plazo de Notificación: Los cambios sustanciales se notificarán con al menos 10 días hábiles de anticipación a su entrada en vigor.

17.3. CONSENTIMIENTO A LOS CAMBIOS

A) Aceptación Tácita: El uso continuado de los servicios después de la entrada en vigor de los cambios constituye aceptación de la nueva Política de Privacidad.

B) Derecho a Oponerse: Si el Titular no está de acuerdo con los cambios sustanciales, puede:

Dejar de utilizar los servicios
Solicitar la eliminación de sus datos (sujeto a obligaciones legales)
Ejercer sus derechos como Titular

17.4. HISTORIAL DE VERSIONES

CHATFORSE S.A.S. mantendrá un registro de las versiones anteriores de esta Política de Privacidad disponible a solicitud del Titular.

17.5. FECHA DE VIGENCIA

Cada versión de esta política incluirá:

Fecha de última actualización: Indica cuándo fue modificada
Fecha de entrada en vigor: Indica desde cuándo aplica
Número de versión: Para identificación y control

VERSIÓN ACTUAL:

Fecha de última actualización: Enero 10, 2026
Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigor: Enero 10, 2026

18. AUTORIDAD DE CONTROL Y PRESENTACIÓN DE QUEJAS

18.1. AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS EN COLOMBIA

La autoridad encargada de velar por el cumplimiento de la legislación de protección de datos personales en Colombia es:

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO (SIC)

Delegatura para la Protección de Datos Personales
Dirección: Carrera 13 No. 27 – 00, Pisos 3 y 4, Bogotá D.C., Colombia
Línea gratuita nacional: 01-8000-910165
Línea en Bogotá: (601) 587 0000
Correo electrónico: contactenos@sic.gov.co
Sitio web: www.sic.gov.co
Horario de atención: Lunes a viernes de 8:00 AM a 5:00 PM

18.2. DERECHO A PRESENTAR QUEJAS

Los Titulares tienen derecho a presentar quejas ante la SIC cuando:

a) Consideren que CHATFORSE S.A.S. ha violado sus derechos de protección de datos b) No hayan recibido respuesta oportuna a sus solicitudes c) La respuesta recibida no sea satisfactoria d) Existan infracciones a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios

18.3. PROCEDIMIENTO ANTE LA SIC

A) Requisito Previo: Antes de acudir a la SIC, el Titular debe:

Haber presentado la solicitud o reclamo directamente a CHATFORSE S.A.S.
Haber agotado el trámite interno de CHATFORSE S.A.S.
Haber esperado los plazos de respuesta establecidos

B) Presentación de la Queja: La queja ante la SIC debe presentarse por escrito y contener:

Identificación completa del Titular
Descripción de los hechos que dan lugar a la queja
Dirección y datos de contacto para notificaciones
Documentos que soporten la queja
Prueba de haber agotado el trámite ante CHATFORSE S.A.S.

C) Trámite: La SIC investigará la queja y puede:

Requerir información adicional a CHATFORSE S.A.S.
Realizar inspecciones o auditorías
Ordenar medidas correctivas
Imponer sanciones si se comprueban infracciones

18.4. SANCIONES POSIBLES

Si la SIC determina que CHATFORSE S.A.S. ha violado la legislación de protección de datos, puede imponer:

a) Amonestaciones b) Multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV) c) Suspensión de actividades relacionadas con el tratamiento de datos hasta por 6 meses d) Cierre temporal de operaciones relacionadas con el tratamiento e) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos

18.5. COMPROMISO DE CHATFORSE

CHATFORSE S.A.S. se compromete a:

Cooperar plenamente con las investigaciones de la SIC
Implementar las medidas correctivas ordenadas
Responder oportunamente los requerimientos de la autoridad
Mantener el cumplimiento continuo de la legislación de protección de datos

19. LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN

19.1. LEY APLICABLE

Esta Política de Privacidad se rige e interpreta de conformidad con las leyes de la República de Colombia, especialmente:

Constitución Política de Colombia (Artículos 15 y 20)
Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales)
Decreto 1377 de 2013 (Reglamentario de la Ley 1581)
Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio)
Ley 1266 de 2008 (Habeas Data)
Ley 527 de 1999 (Comercio electrónico)
Sentencias y conceptos de la Corte Constitucional y la SIC

19.2. JURISDICCIÓN

Para cualquier controversia relacionada con el tratamiento de datos personales, interpretación o cumplimiento de esta política, las partes se someten a:

A) Vía Administrativa:

Primero, resolución directa entre el Titular y CHATFORSE S.A.S.
Luego, si es necesario, queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

B) Vía Judicial:

Jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Manizales, Departamento de Caldas, Colombia
Aplicando las normas procesales colombianas

19.3. IDIOMA

Esta Política de Privacidad está redactada en idioma español, que es el idioma oficial para la interpretación y aplicación de sus disposiciones.

20. RECONOCIMIENTO Y CONSENTIMIENTO

20.1. DECLARACIONES DEL TITULAR

Al aceptar esta Política de Privacidad y proporcionar datos personales a CHATFORSE S.A.S., el Titular declara que:

a) Ha leído, entendido y aceptado íntegramente esta Política de Privacidad

b) Ha sido informado de manera clara, completa y suficiente sobre las finalidades del tratamiento de sus datos personales

c) Autoriza expresamente a CHATFORSE S.A.S. para tratar sus datos personales conforme a las finalidades descritas

d) Conoce los derechos que le asisten como Titular de datos personales

e) Conoce los canales y procedimientos para ejercer sus derechos

f) Comprende que el tratamiento de datos puede incluir recopilación, almacenamiento, uso, circulación y supresión

g) Autoriza las transferencias y transmisiones de datos descritas en esta política, incluyendo transferencias internacionales

h) Comprende que puede revocar la autorización en cualquier momento, sujeto a limitaciones legales y contractuales

i) Los datos proporcionados son veraces, exactos, completos y actualizados

j) Tiene capacidad legal para otorgar esta autorización

k) Si actúa en nombre de una empresa, tiene poderes suficientes para obligar a la misma

20.2. CONSENTIMIENTO PARA FINALIDADES ESPECÍFICAS

A) Tratamiento de Datos para Fines Contractuales: Autorizo el tratamiento de mis datos personales para la ejecución del contrato de servicios

B) Comunicaciones Comerciales y Marketing: ☐ Autorizo el envío de comunicaciones comerciales, promocionales y de marketing

C) Cookies y Tecnologías de Seguimiento: Autorizo el uso de cookies y tecnologías similares conforme a la política descrita

D) Transferencias Internacionales: Autorizo las transferencias internacionales de datos necesarias para la prestación del servicio

E) Compartir Información con Proveedores de Servicios: Autorizo la transmisión de datos a encargados del tratamiento necesarios para la prestación del servicio

20.3. CARÁCTER VOLUNTARIO

El Titular reconoce que:

a) La autorización es voluntaria

b) La negativa a autorizar ciertos tratamientos puede impedir o limitar el acceso a algunos servicios

c) Algunos tratamientos son necesarios para la ejecución del contrato y su negativa impedirá la contratación

d) Otros tratamientos son opcionales (como marketing) y su negativa no afecta los servicios básicos

20.4. RENOVACIÓN DEL CONSENTIMIENTO

CHATFORSE S.A.S. puede solicitar la renovación o actualización del consentimiento cuando:

a) Hayan pasado períodos significativos de tiempo b) Se introduzcan nuevas finalidades de tratamiento c) Cambien sustancialmente las condiciones del servicio d) Lo recomienden mejores prácticas o autoridades de protección de datos

21. CONTACTO Y CONSULTAS

21.1. INFORMACIÓN DE CONTACTO PARA PROTECCIÓN DE DATOS

Para ejercer derechos, presentar consultas, reclamos o cualquier comunicación relacionada con protección de datos personales, los Titulares pueden contactar a:

CHATFORSE S.A.S. Área de Protección de Datos Personales

Dirección postal: Carrera 30C Calle 30 Apartamento 103 – Centro Manizales, Caldas Colombia

Correo electrónico: gerencia@chatforse.com

Teléfono / WhatsApp: +57 312 726 6555

Sitio web: https://chatforse.com/privacidad

Horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 AM a 6:00 PM (hora de Colombia)

21.2. RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS

Nombre: Yenifer Tatiana Castañeda Castañeda Cargo: Representante Legal Email: gerencia@chatforse.com

21.3. TIEMPO DE RESPUESTA

CHATFORSE S.A.S. responderá las consultas sobre privacidad en un plazo máximo de:

Consultas generales: 5 días hábiles
Ejercicio de derechos: Según plazos legales establecidos en Sección 11

21.4. INFORMACIÓN ADICIONAL

Para información adicional sobre:

a) Servicios de CHATFORSE:

Sitio web: https://chatforse.com
Email: gerencia@chatforse.com

b) Términos y Condiciones:

Disponibles en: https://chatforse.com/terminos

c) Política de Cookies:

Información detallada en Sección 12 de esta política

22. DISPOSICIONES FINALES

22.1. INTEGRALIDAD

Esta Política de Privacidad complementa y es parte integral de los Términos y Condiciones de Uso y Prestación de Servicios de CHATFORSE S.A.S. Ambos documentos deben leerse conjuntamente.

22.2. PREVALENCIA

En caso de conflicto o inconsistencia entre esta Política de Privacidad y otros documentos, prevalecerán las disposiciones más favorables para la protección de los datos personales del Titular y que mejor reflejen los principios de la Ley 1581 de 2012.

22.3. DIVISIBILIDAD

Si alguna disposición de esta Política de Privacidad es declarada inválida, ilegal o inaplicable por autoridad competente, las demás disposiciones continuarán en pleno vigor y efecto.

22.4. IDIOMA

Esta Política de Privacidad ha sido redactada en idioma español. Cualquier traducción a otros idiomas es meramente informativa. En caso de discrepancia, prevalecerá la versión en español.

22.5. DISPONIBILIDAD

Esta Política de Privacidad está disponible:

En el sitio web: https://chatforse.com/politicas-de-privacidad/
Por correo electrónico, mediante solicitud a gerencia@chatforse.com
En formato PDF descargable
En las oficinas de CHATFORSE S.A.S. durante horario laboral

22.6. MEJORA CONTINUA

CHATFORSE S.A.S. se compromete a revisar y mejorar continuamente sus prácticas de protección de datos personales, manteniéndose actualizado con:

Cambios en la legislación colombiana e internacional
Mejores prácticas de la industria
Recomendaciones de autoridades de protección de datos
Avances tecnológicos en seguridad y privacidad
Estándares internacionales (ISO 27001, ISO 27701, etc.)

22.7. CERTIFICACIONES Y AUDITORÍAS

CHATFORSE S.A.S. podrá someterse voluntariamente a:

Certificaciones de protección de datos
Auditorías externas de privacidad y seguridad
Sellos de confianza reconocidos
Evaluaciones de impacto en protección de datos

Información sobre certificaciones obtenidas estará disponible en el sitio web.

23. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

23.1. MECANISMOS DE ACEPTACIÓN

El Titular acepta esta Política de Privacidad mediante:

a) Marcar la casilla de aceptación en formularios web b) Firmar contratos que referencien esta política c) Continuar utilizando los servicios después de haber sido notificado de la política d) Proporcionar datos personales a CHATFORSE S.A.S. después de haber tenido acceso a esta política e) Cualquier otro acto que manifieste claramente el consentimiento

23.2. CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN

CHATFORSE S.A.S. mantendrá registros de:

Fecha y hora de aceptación
Versión de la política aceptada
Mecanismo de aceptación utilizado
Dirección IP y otros datos técnicos relevantes

Estos registros se conservarán durante el tiempo establecido por la legislación colombiana.

23.3. CONFIRMACIÓN FINAL

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Titular confirma que:

✓ Ha leído completamente esta Política de Privacidad

✓ Comprende sus términos y disposiciones

✓ Acepta el tratamiento de sus datos personales conforme a lo descrito

✓ Conoce sus derechos y cómo ejercerlos

✓ Entiende las finalidades del tratamiento de datos

✓ Autoriza las transferencias y transmisiones necesarias

✓ Acepta las medidas de seguridad implementadas y sus limitaciones

✓ Comprende que puede revocar la autorización en cualquier momento

✓ Tiene capacidad legal para otorgar esta autorización

CHATFORSE S.A.S.

NIT: 901956485-1

Manizales, Caldas, Colombia

Email: gerencia@chatforse.com

Teléfono: +57 3205117324

Web: https://chatforse.com

ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: Enero 10, 2026

VERSIÓN: 1.0

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Enero 10, 2026

Esta Política de Privacidad ha sido elaborada cumpliendo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales. Para cualquier consulta o ejercicio de derechos, por favor contacte a gerencia@chatforse.com

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